针对本人而言，数据资产的保障是十分可贵的。最先，针对日常运用而言，你不希望你的隐私照片或是文档泄露出来。次之，针对专业人员而言，文档是要赚钱的，你不希望你的作业被别人盗取或遗失，因而你需要对你的数据资产开展全面维护。针对企业而言，数据信息是必须保护区的无形资产摊销。
尽管一些企业早已项目投资了大批量的IT系统，但绝大多数系统软件的首要作用或是仅限对工作流程的管理方法。这针对企业数据资产的沉积而言，高效率是很低的，更算不上监管。
流程管理系统通常希望企业用户在线上完成所有工作，但实际的情况却是，流程管理系统通常只记录了一些员工手工填上去的死板数据，真正有价值的数据资产却依然留存在每位员工的电脑和手机中。这不但让信息孤岛的问题越发严重，导致办公效率降低，更严重的问题是企业有很大的几率需要承担由于数据资产外泄或者丢失所带来的直接或间接的经济损失。企业中的纸质文件，比如加盖公章的纸质合同、票据、审批单等等，也是企业数据资产的重要组成部分。很多企业往往只注重电子文件，而忽略了海量的线下纸质文件，或者将两者分开处理和对待，这些都是很多企业典型会犯的错误。文件柜中保存的纸质文件，不但在使用过程中容易丢失，而且不便于保存。
